Medarbejder-håndbog

Medarbejderne i huset er ansat efter 3 forskellige overenskomster/aftaler – aftalen for jordbrugsakademikere og husholdningskonsulenter, aftalen for jordbrugsteknologer og jordbrugsteknikere og overenskomsten mellem Dansk Erhverv og HK, Handel, Viden og Service. Hvor der er forskelligheder vedrørende væsentlige vilkår for medarbejderne i overenskomsterne/aftalerne, f.eks. feriefridage og barnets første sygedag, er disse medtaget i medarbejderhåndbogen.

Vi håber, håndbogen er fyldestgørende, men modtager gerne forslag til øvrige punkter.

Medarbejderhåndbogen er opstillet alfabetisk, og der kan forekomme henvisninger til andre afsnit. Medarbejderhåndbogen opdateres jævnligt.

God læselyst!

Bornholms Landbrug & Fødevarer er en lokalforening under hovedorganisationen Landbrug & Fødevarer. Bornholms Landbrug & Fødevarer blev dannet ved generalforsamlingen 22. marts 2006 som en fusion af de to tidligere landboforeninger Bornholms Landøkonomiske Forening og Bornholms Familielandbrug.

Bornholms Landbrug & Fødevarer har godt 500 medlemmer og i alt ca. 1.000 kunder. Rådgivningskontoret tæller 30 medarbejdere og består af afdelinger med griserådgivning, planteavlsrådgivning, miljørådgivning, fødevarerådgivning og økonomirådgivning samt et sekretariat.

Se alle medarbejdere ➝

Organisationsmæssigt er Bornholms Landbrug & Fødevarer opbygget med en bestyrelse på 5 folkevalgte medlemmer med formand Frederik Tolstrup i spidsen. Direktør for Bornholms Landbrug & Fødevarer er Thomas Bay Jensen.

Oversigt over bestyrelsen ➝

I tilfælde af flytning bedes du melde adresseændring i sekretariatet senest 3 dage efter flytningen.

Der er mulighed for at få betalt den private ADSL-forbindelse/bredbånd hjemme via bruttolønnen. Dette aftales med direktør Thomas Bay Jensen.

Der kan opstå situationer, hvor afskedigelse er nødvendig. Her bestræber Bornholms Landbrug & Fødevarer sig på, at det sker på en ordentlig måde for såvel medarbejderen som foreningen.

Såfremt afskedigelsen er begrundet i utilfredshed med medarbejderens indsats, vil der forud for en eventuel afskedigelse blive givet en skriftlig advarsel.

Se Flextid og Overarbejde.

Alarmsystemet på Kannikegaard skal deaktiveres af den første, der møder om morgenen, og aktiveres af den medarbejder, der sidst forlader Kannikegaard om eftermiddagen/aftenen.

Såfremt den førstmødte glemmer at deaktivere alarmen, vil denne gå i gang efter kort tid. I givet fald: Ring til Dansikring Direct på 7024 7365 og oplys vores kodeord.

Ansvarlig for instruktion i brug af alarmsystemet og kodeord er vores pedel.

I Bornholms Landbrug & Fødevarer har vi en alkoholpolitik, der indebærer, at der generelt ikke må nydes alkohol på arbejdspladsen. Ved særlige mærkedage kan der dog tillades ”en lille en” til kaffen, øl og vin til frokost eller lignende.

Hvis man ønsker at nyde en øl efter arbejde sammen med kollegerne, skal dette foregå, hvor medlemmer og kunder ikke kommer naturligt.

Såfremt en medarbejder har alkoholproblemer, vil foreningen forsøge at gribe ind ved at tage en snak med medarbejderen med henblik på at afdække problemet og fastlægge en handlingsplan.

Bornholms Landbrug & Fødevarer rådgiver landmænd og andre kunder. I forbindelse med rådgivning kan det ske, at medarbejderen kommer til at give et forkert råd. Dette vil ikke nødvendigvis medføre større konsekvenser, men er uheldet ude, og rådgiveren af medlemmet/kunden bliver anklaget for at have rådgivet forkert, og denne forkerte rådgivning medfører uforudsete omkostninger for landmanden/kunden, kan denne lægge sag an mod Bornholms Landbrug & Fødevarer.

For at minimere foreningens omkostninger i den forbindelse er vi forsikret i AgroInsurance, der netop dækker rådgiverfejl, såfremt vi bliver dømt til at betale. I den forbindelse er der en selvrisiko, der udgør kr. 25.000.

Medarbejderen skal hurtigst muligt informere sin nærmeste chef, såfremt man bliver stillet over for et erstatningskrav.

Alle medarbejdere i huset er aflønnet efter overenskomst/aftale. Lønmæssigt følger medarbejderen overenskomstens/aftalens skalatrin, og efter indførelsen af Ny Løn er der åbnet for muligheden for forhandling af tillæg.

Nye medarbejdere får senest 14 dage efter ansættelsen en ansættelseskontrakt, hvoraf fremgår de væsentligste forhold i forbindelse med ansættelsen. For forhold, der ikke er omtalt i ansættelseskontrakten, gælder, at de er omfattet af Funktionærlovens regler eller af den overenskomst/aftale, pågældende medarbejder er dækket af.

Der afholdes årlige Medarbejderudviklingssamtaler (MUS). MUS kombineres også med en lønsamtale.

Arbejdsmiljøudvalget består af Karen Brandt, Lene Møller, Torben Videbæk og Thomas Bay Jensen.

Blandt udvalgets ansvarsområder er at sikre det optimale arbejdsmiljø, hvor trivsel og sikkerhed er i fokus, og det er i arbejdsmiljøudvalget, at rammerne for samarbejdet mellem medarbejdere og ledelse bliver fastlagt.

Omstillingens åbningstid er i tidsrummet fra kl. 8.00 til kl. 16.00 fra mandag til torsdag og kl. 8.00 til 15.00 fredag, dog til kl. 13.00 i sommerperioden, inden for hvilket den normale arbejdstid ligger. I mange af husets afdelinger er opgaverne sæsonprægede. Dette medfører, at ansatte i disse afdelinger vil have varierende arbejdstider efter årstid. Her henvises i øvrigt til afsnittene Flextid og Overarbejde.

Arbejdstiden i Bornholms Landbrug & Fødevarer er ekskl. frokost. Da medarbejderen således selv betaler sin ½ times frokost, vil det være sådan, at telefoner kun i sjældne tilfælde vil blive viderestillet til frokoststuen i frokostpausen. Frokostpausen vil normalt ligge i tidsrummet 12.00 til 12.30. Madpakker kan indtages i frokoststuen men ikke ved skrivebordet.

Der er 15 min. kaffepause kl. 9.30 og kl. 14.30. Kaffepausen er betalt af foreningen.

Medarbejderen har ret til at blive hjemme for arbejdsgivers regning på barnets første sygedag. Afhængig af medarbejderens overenskomst/aftale vil der være tale om 1 eller 2 dages betalt barnets første sygedag(e).

Der er ret til fuld løn og pension under barselslov og efter adoption efter gældende lovgivning og aftale/overenskomst. Se ansættelseskontrakt

Ovenstående er betinget af, at Bornholms Landbrug & Fødevarer modtager fuld dagpengerefusion. Bliver refusionen reduceret, kan lønnen nedsættes forholdsmæssigt.

Se afsnittet dødsfald.

Efter sammenlægningen af de to foreninger består Bornholms Landbrug & Fødevarer af en bestyrelse på 6 folkevalgte medlemmer (se bestyrelsen her):

Bestyrelsesmedlemmerne varetager Bornholms Landbrug & Fødevarers interesser i forskellige udvalg. Ansvarsområderne er anført i slutningen af håndbogen.

Valg til bestyrelsen foregår på foreningens årlige generalforsamling, der normalt ligger i marts måned.

I tilfælde af, at en brand eller ulykke udvikler sig på en sådan måde, at evakuering bør iværksættes, skal pågældende medarbejder, der opdager faren, råbe ”EVAKUERING”. Når evakueringssignalet lyder, skal alle øjeblikkelig forlade området og begive sig til den udpegede samlingsplads, der er ved flagstangen på østsiden af Kannikegaard.

Ved evakuering benyttes de normale adgangsveje. Ved akut evakuering benyttes endvidere de markerede flugtveje.

Medarbejderne mødes ved samlingspladsen ved flagstangen. Det er vigtigt, at medarbejderne på samlingspladsen hurtigt konstaterer, om alle fra de respektive kontorer er kommet ud. Der afgives hurtig melding til den ansvarlige på samlingspladsen, dvs. Thomas Bay Jensen. Det er vigtigt, at ingen forlader samlingspladsen uden tilladelse fra den ansvarlige for samlingspladsen.

Mappe med beredskabsplan forefindes.

For at lette arbejdsgangen, når der skal skrives breve, og for at sikre ensartethed i de skrivelser, der går ud af huset, er der udarbejdet en brevskabelon. Brevskabelonen ligger på J-drevet (fællesdrevet) i mappen BLF-skabeloner og hedder kort og godt ”Brevskabelon BLF”.

Skrifttypen, vi anvender som standard, er Arial, pkt. 11. Dokumentet være indstillet til at skrive 1. side ud fra printerbakken med brevpapir og de følgende sider fra bakken med almindeligt A4 papir. Det er kun de små printere, der står lokalt i afdelingerne, der har skuffe med brevpapir.

Det skal endvidere bemærkes, at Aakirkeby og Kannikegaard skrives med Aa/aa.

Vi har en del forældre til mindre børn på Kannikegaard, og vi har forståelse for, at der kan opstå problemer i forhold til pasning af børnene. I Bornholms Landbrug & Fødevarer har vi den holdning, at man kan tage sit barn med på arbejde som en nødløsning og i det omfang, det er muligt mht. barnets tilstand og løsningen af arbejdsopgaverne.

Er papirkurven ikke stor nok, er der en papcontainer i den højre nordlænge med indgang fra vejsiden, hvor der også står en affaldscontainer.

Bornholms Landbrug & Fødevarer har den holdning, at deltidsansættelse kan lade sig gøre, såfremt arbejdsmængden tillader det.

Ved dødsfald i nærmeste familie har medarbejderen ret til at holde fri resten af dagen samt betalt fri til begravelsen.

Rammer dødsfaldet medarbejderens børn, ægtefælle eller samlever, har medarbejderen ret til at holde 14 dages betalt fri.

Ved dødsfald blandt medarbejdere vil direktøren kalde medarbejderne sammen og orientere om dødsfaldet. I flagstangen øst for Kannikegaard hejses flaget på halv. Dagen vil være en ”normal” arbejdsdag.

Foreningen sætter en dødsannonce i avisen og sender en buket til den efterladte.

Ved bisættelsen/begravelsen af en medarbejder vil kontoret være lukket, så alle medarbejdere har mulighed for at deltage i såvel bisættelse/begravelse som mindesamvær.

Fordelingen af den afdøde medarbejders arbejdsopgaver vil først ske efter bisættelsen/begravelsen.

Ved dødsfald blandt medlemmer, der har haft en særlig tilknytning til foreningen (f.eks. bestyrelsesmedlemmer, æresmedlemmer, medlemmer, der har gjort en særlig indsats i udvalg) vil en repræsentant fra ledelsen deltage ved bisættelsen/begravelsen. Sekretariatet sørger for bestilling af buket/krans.

I Bornholms Landbrug & Fødevarer benytter vi Office-pakken. Der logges på med initialer og password (udleveres af Jens Martin). Her på Intra er der en fraværsoversigt, der skal benyttes af alle medarbejdere ved mødeaktivitet, arbejde ”ude i marken”, fridage, ferie mv. Se endvidere under afsnittet Møde-/fraværsregistrering.

Hvis edb’en driller, kontakt Jens Martin Bach eller Torben Videbæk. Spørgsmål til Word og Outlook kan ligeledes rettes til Lisbeth Exsteen.

Foreningens mailsystem ligger i Outlook. Det er tilladt at benytte mailen til privat brug i begrænset omfang.

Som det er tilfældet for brevskrivningen, lægger vi vægt på ensartethed i e-mails, der går ud af huset. Denne ensartethed sikres ved, at medarbejderne benytter standardsignaturen med foreningens logo, adresse mv. Hjælp til opsætning af signaturen fås ved henvendelse til Lisbeth Exsteen. Skrifttypen i e-mails er Calibri, pkt. 10.

I Outlook ligger også adressekartoteker/kontaktpersoner med mailadresser, der er tilgængelige for alle medarbejdere. Disse får man frem ved i Outlook at klikke på Mappelisteikonet i skærmens venstre bund, derefter klikke på +tegnet ud for Offentlige mapper og vælge Alle offentlige mapper. Mappen ”BL Landmænd” indeholder mailadresser på de fleste af foreningens medlemmer. Vil man gøre en mappe tilgængelig i sit eget adressekartotek, højreklikkes på mappen, Egenskaber, Outlook-adressekartotek, marker linjen ”Vis denne mappe som adressekartotek til e-mail”.

Ved ferie og længerevarende fravær er det vigtigt at sørge for, at en anden medarbejder i afdelingen har mulighed for at læse ens mails. Medarbejderen skal give tilladelse til dette i systemet: Højreklik på Indbakke, Deling…, Tilladelser, Tilføj…, vælg medarbejder, Tilladelsesniveau: f.eks. Ikke-redigerende forfatter. Denne tilladelse giver mulighed for en anden medarbejder til at læse éns mails men ikke sende mails eller ændre mails.

Derudover bør man aktivere den såkaldte ”Ikke til stede-assistent”, der gør afsenderen af mails opmærksom på, at man ikke i øjeblikket kan læse og besvare sine mails. For at aktivere assistenten starter man i Indbakke med at åbne Funktioner, Ikke til stede-assistent…, afmærke ”Jeg er ikke til stede i øjeblikket” og skrive i beskedboksen hvornår man er tilbage. Denne besked vil blive sendt, når man modtager en mail, og Ikke til stede-assistenten er aktiveret.

Alle medarbejdere har ret til ferie i henhold til den gældende ferielov – hvilket pt. vil sige 5 ugers ferie om året. Derudover kommer feriefridage afhængig af overenskomst.

For at sikre bemandingen i de forskellige afdelinger skal ferien planlægges således, at der så vidt det er muligt altid er mulighed for at træffe en medarbejder i hver afdeling.

Bornholms Landbrug & Fødevarer har flextid, hvilket giver medarbejderen lidt friere rammer mht. arbejdstiden. Flextiden udløser ikke overarbejde men afvikles i forholdet 1:1. Se også Overarbejde.

4 dage i løbet af året kan være fridage med løn alt efter hvilken overenskomst, medarbejderen er ansat efter:

Juleaftensdag og nytårsaftensdag er kontoret lukket, og begge dage er fridag med løn for ansatte under JID og JA-overenskomsterne. For HK-ansatte er enten juleaftensdag eller nytårsaftensdag fridag. For ansatte i rengøringen er juleaftensdag fridag.

1. maj er fridag med løn for ansatte under JID og JA-overenskomsterne.

Grundlovsdag er kontoret lukket og er fridag med løn for alle.

Se Arbejdstid.

I tilfælde af uheld med farlige væske og stoffer for medarbejdere i Planteavlsrådgivningen forefindes i laboratoriet en vejledning for afhjælpning af skader for hvert stof, der benyttes.

Tilsvarende forefindes vejledning for tilskadekomst med rengøringsmidler.

Der forefindes førstehjælpskasse i sekretariatet.

Bornholms Landbrug & Fødevarers hjemmeside indeholder oplysninger om arrangementer, orientering om foreningens forskellige afdelinger, medarbejdere, bestyrelsen mv. Hver afdeling har udpeget en ansvarlig for opdatering af hjemmesiden.

Vi forsøger i denne håndbog at give svar på så mange spørgsmål som muligt, men vi ved, at der altid vil kunne dukke yderligere spørgsmål op for nyansatte medarbejdere. Vi har derfor valgt at udpege en kontaktperson, som nye medarbejdere kan rette henvendelse til med uafklarede spørgsmål. Denne kontaktperson er Lisbeth Exsteen.

Bornholms Landbrug & Fødevarer har en Intranetside for medarbejderne, hvor man kan finde referater af medarbejdermøder, bestyrelsesmøder, møder i arbejdsmiljøudvalget mv., rejsebilag, køresedler, vedtægter for personaleforeningen og samarbejdsudvalget mv.

Intranettet opdateres jævnligt – ansvarlig herfor er Lisbeth Exsteen.

Se Arbejdstid.

Kontorartikler forefindes i sidste kontorplads på højre hånd på ”Økonomigangen”. Ansvarlig for vedligeholdelse af lageret er Nadja Holm.

Kopiering og printning kan foregå fra de mindre sort/hvid printere, der er fordelt rundt om i huset, og hvor en bakke er reserveret til brevpapir, eller fra printerne i kopirummet. Farvekopimaskinerne i kopirummet har endvidere scannerfunktion. Jens Martin Bach eller Torben Videbæk sørger for at oprette nye brugere med mailadresse med henblik på scanning.

Nye medarbejdere får introduktion til kopimaskinerne en af de første arbejdsdage. Opstår problemer med kopiering/printning kontaktes en af følgende: Jens Martin Bach, Torben Videbæk eller Lisbeth Exsteen.

Kopimaskinerne kan benyttes til privat brug. Pris pr. kopi er 15 øre. Beløbet betales til kaffekassen.

Godtgørelse af udgifter i forbindelse med medarbejderens kørsel i egen bil i arbejds medfør godtgøres efter statens takster.

Hvis kørslen foregår i forbindelse med starten eller afslutningen på arbejdsdagen, er man kun berettiget til godtgørelse for den merkørsel, man har i forhold til at køre direkte på arbejde/hjem fra arbejde.

Eksempel 1: Medarbejderen bor i Hasle og har møde med en landmand ved Rutsker kl. 8.30. Efter mødet kører medarbejderen på arbejde på Kannikegaard. Den daglige transport til arbejde er på 20 km. Turen til Rutsker er på 5 km, og fra Rutsker til Kannikegaard er der 24 km. Dermed er den samlede rute denne morgen på 29 km, og medarbejderen er berettiget til godtgørelse for de 9 km, der ligger ud over den daglige transport.

Eksempel 2: Medarbejderen bor i Vestermarie og skal besøge en landmand i Boderne kl. 15.00, hvorefter medarbejderen kører hjem. Kørepenge beregnes for turen til Boderne samt for turen hjem minus den distance, medarbejderen kører fra Kannikegaard og hjem.

Køreseddel til registrering af kørsel findes via menuen til venstre under ”Diverse”, ”Skemaer, køresedler mm.”

Køresedlen skal afleveres i sekretariatet senest den 20. i måneden for at være med på den pågældende måneds lønkørsel.

‍

Læge- og tandlægebesøg, der foregår i arbejdstiden, sker for egen regning. Medarbejderen må afspadsere eller bruge ferie på besøgene.

Som ansat i Bornholms Landbrug & Fødevarer får du rabat når du bruger husets rådgivere og assistenter uanset afdeling. I praksis vil der være tale om, at en kollega udfører en opgave for den ansatte i den ansattes private virksomhed.

Som eksempel kan det være udførelse af regnskabsopgaver, planteavlsopgaver, juridiske opgaver ifm. forpagtningskontrakter eller andet.

Som eksempel på vedvarende opgaver kan nævnes regnskabsopgaver for den ansattes private virksomhed.

Der ydes ikke rabat på salg af varer, faste gebyrer, videresalg af indkøbte ydelser.

Den ansatte er berettiget til i sin fritid at udføre de opgaver, som den ansatte arbejder med i sit ansættelsesforhold, for sin egen og ægtefælles virksomhed. Der faktureres i sagens natur ikke herfor.

For brug af Ø90 til regnskabsproduktionen faktureres altid for mindst 4 enheder EDB-forbrug.

Rabatten fastsættes til 25 % på følgende arbejdsopgaver:

• Hektarstøtteansøgning, gødningsplan
• Markplan, dyrkningsplan, sprøjtejournal m.m.
• Bedriftsrådgivning
• RD-34, sager/opgaver, budgetter, årsrapporter m.m.
• RR-sager/opgaver, alm. bogføring, moms mm.

Der kan forekomme fastpris på andre opgaver.

Rabatten tildeles automatisk af Ulla i forbindelse med fakturering, hvilket betyder, at du som den udførende medarbejder ikke skal tænke på rabatter i form af reduktion af timer eller andet.

Gennem Landbrug & Fødevarer/DLBR har medarbejderne mulighed for diverse rabatter. Oversigt over steder, der yder rabat, findes i folderform eller på Landbrug & Fødevarers hjemmeside.

Medarbejdernes mærkedage vil blive markeret af foreningen, når der er tale om 25-års jubilæum og 40-års jubilæum. Der vil normalvis blive afholdt reception om formiddagen, og dagen er for medarbejderen en arbejdsgiverbetalt fridag.

Medarbejdernes runde fødselsdage fejres ikke af foreningen. Vælger en medarbejder at fejre en mærkedag i arbejdstiden, vil kollegers deltagelse i denne være betalt arbejdstid, dog maksimalt for 2 timer.

Medarbejdernes 50 og 60 års fødselsdag er arbejdsgiverbetalt fridag.

Fylder formanden for foreningen rundt, betragtes det som værende en privat sag, og der vil ikke blive afholdt reception i den anledning.

Da det er vigtigt for omstillingen at have styr på hvem af medarbejderne, der træffes i huset, er det vigtigt, at alle medarbejdere registrerer mødeaktivitet, arbejde ”ude i marken”, ferie, fridage mv. i fraværsoversigten her på Intra.

Derudover bedes man huske at give besked i omstillingen, når man går til møde, hvad enten det er i huset eller ude af huset, samt give et praj, når man er tilbage igen.

Nye medarbejdere vil blive introduceret til Bornholms Landbrug & Fødevarer og arbejdsopgaverne af en ansvarlig i pågældende afdeling.

Alle nye medarbejdere vil modtage en håndbog fra DLBR.

Nyansatte rådgivere vil endvidere blive tilknyttet DLBRs introduktionsforløb ”Karrierestart”.

Ved ansættelsens begyndelse modtager medarbejderen en ”universalnøgle” til Kannikegaard. Nøglen afleveres ved ansættelsens ophør.

Der er tale om overarbejde, når en arbejdsuge overstiger 37 timer. Hvordan overarbejde honoreres, afhænger af den enkelte medarbejders overenskomst/aftale og vil fremgå af ansættelseskontakten.

Det forventes normalt, at medarbejderen afspadserer optjent overarbejde, men hvis det pga. omfanget af medarbejderens arbejdsopgaver er umuligt at afspadsere overarbejdet inden for en rimelig tidsramme, kan der blive tale om udbetaling af overarbejdet. Dette skal dog aftales med afdelingslederen/centerlederen.

Der er parkeringsplads for medarbejderne på sydsiden af Kannikegaard, i gården bortset fra ved indgangen samt på pladserne nord for Kannikegaard.

Har man opgaver til pedellen, oprettes en opgave under service, hvor man kan angive, om det er en hasteopgave, eller om pedellen bare klarer den ved lejlighed.

Bornholms Landbrug & Fødevarer har en personaleforening, hvor alle medarbejdere er med og betaler et beløb på kr. 50 om måneden. Pengene fra denne kasse går dels til gaver i forbindelse med medarbejderes mærkedage, dels til personalearrangementer, herunder tilskud til julefrokost.

Ansvarlige for personaleforeningen er Karen Brandt Jacobsen og Brian Kragbæk.

Læs personaleforeningens vedtægter her.

Personalemøde for alle medarbejdere afholdes normalt den første mandag i måneden i forlængelse af kaffepausen. Punkter til personalemødet skal være direktøren eller referenten, Lisbeth Exsteen, i hænde senest kl. 12.00 sidste hverdag inden.

Ved sygdom eller uheld på arbejdspladsen kontaktes medarbejderens pårørende. Det er derfor vigtigt, at medarbejderne oplyser sekretariatet om, hvem der kan kontaktes, hvis uheldet er ude. Dette sker ved at udfylde den af Falck udarbejdede formular ”Underretning af pårørende” og aflevere denne til kontaktpersonen for sikkerhedsudvalget.

Ved rejser af mindre end 24 timers varighed uden overnatning godtgør foreningen de faktiske rejseudgifter (transport, fortæring mv.) efter bilag. Ved rejser af mere end 24 timer, eller kortere rejser med overnatning, udbetales time-/dagpenge.

Ved rejser i arbejds medfør kan billetter bestilles via sekretariatet. Såfremt der benyttes fly, skal rejsen bestilles tidligst muligt for at opnå de billigst mulige priser.

Foreningen har Brobizz og rejsekort erhverv. Bizz’erne og rejsekort ligger i sekretariatet.  

Er man af sted på rejse i forbindelse med kurser og møder, beregnes den daglige arbejdstid som 7,5 timer. Er kurset/mødet af en varighed på over gennemsnitligt 7,5 timer pr. dag, man er af sted, er den daglige arbejdstid dog det reelle antal timer brugt på kurset/mødet.  Er man således af sted 2 dage, hvor man er til kursus/møde 10 timer den ene dag men kun 5 timer næste dag, vil de overskydende 2,5 timer fra første dag blive overført til dag 2.

Rejsetiden medregnes normalt ikke som arbejdstid.

Er der behov for reparationer, oprettes en serviceopgave på Intra

Formand og direktør repræsenterer foreningen ved officielle arrangementer.

Der ryges ikke på arbejdsområder, dvs. på kontor- og gangarealer, og heller ikke i kantinen eller i mødelokaler.

Rygning indendørs er kun tilladt i dertil indrettede rygerum. Det er tilladt at ryge udendørs.

Ved møder, der afholdes i foreningens regi, gælder samme regler.

Medarbejdere, der er rygere, vil blive tilbudt rygeafvænning betalt af foreningen. Medarbejderne vil ikke blive beskattet af dette.

Bornholms Landbrug & Fødevarer ser positivt på, at medarbejdere over 60 år får reduceret arbejdstid, såfremt de har interesse heri.

Foreningen følger den på arbejdsmarkedet aftalte pensionsalder, hvilket er afhængig af medarbejderens fødselsår.

Der er et sikkerhedsudvalg bestående af 2 personer – Thomas Bay Jensen og Brian Kragbæk. Det er sikkerhedsudvalgets opgave at have kontakt med Falck i forbindelse med beredskabsrådgivning og opdatering af Håndbog ved Uheld.

Bornholms Landbrug & Fødevarer har indgået aftale med

• Louis Nielsen
• Synoptik
• Dansk ErhvervsOptik (Burgedahl, Langskov, Profil optik Rønne og Aakirkeby, Brillehuzet).

Aftalerne omfatter synsprøve og skærmbriller ved dokumenteret behov.

Anskaffelse af skærmbriller sker ved, at du inden dit besøg hos en optiker, rekvirerer en rekvisition til den ønskede optiker hos Ulla eller på Fællesdrevet – Medarbejder - Skærmbriller.

Rekvisitionen er kun gyldig med udsteders navn og underskrift samt fyldestgørende udfyldelse af alle felter herunder opmåling af kontorarbejdspladsen.

Bornholms Landbrug & Fødevarer betaler for en basis skærmbrille. Der vil være et udvalg af stel at vælge mellem i henhold til aftalerne. Personalet i butikken kan hjælpe med information herom. Medarbejderen har lov til mod egenbetaling at vælge et dyrere stel og/eller glas.

Både Synoptik og Louis Nielsen yder rabat på private briller og solbriller til medarbejderne i Bornholms Landbrug & Fødevarer.

• Synoptik: Rabat kort kan rekvireres via http://rabatkort.biz/ kode: rabatkort
• Louis Nielsen: Rabatkupon kan udskrives via http://premiumclub.louisnielsen.dk/bornholmslandbrug

I Bornholms Landbrug & Fødevarer har vi som ansatte alle et ansvar for en kollega, hvis vedkommende har stress eller antydning til begyndende stress. Vi har alle forskellige evner til at spotte en begyndende stress, men for det ikke skal være et tabuemne, må vi være OBS på det og snakke om det.

Handlingsplanen er:

• Snak selv med den enkelte, hvis du er på god talefod, ellers gå til den kollega, som har et nært forhold til vedkomne.
• Ledelsen skal orienteres i samråd med den stressramte.
• Orientering til den stressramtes familie eller nærmeste, stadigvæk i samråd med medarbejderen.
• Ledelsen følger op – evt. med professionel hjælp.
• Ledelsen står parat med et ”skåneprogram” til arbejdsindsatsen, når vedkomne vender tilbage til arbejdspladsen.

‍

I tilfælde af sygdom kontaktes kontoret hurtigst muligt ved arbejdsdagens start.

Trækker sygdommen ud, indgives lægeerklæring efter anmodning fra foreningen.

Ved længerevarende sygdom vil uopsættelige arbejdsopgaver blive fordelt på øvrige kolleger i afdelingen, ligesom der tages hånd om indgående mails i den syge medarbejders indbakke.

Visse forhold på arbejdspladsen kan fordre, at medarbejdere skal have særligt udstyr. Medarbejderne tilbringer mange timer foran skærmen, og det kan give anledning til, at det bliver nødvendigt at anskaffe sig særlige briller. Ligeledes kan der eksempelvis være behov for specialmus for at forebygge museskader eller lignende. Opstår der behov for særligt personligt udstyr i forbindelse med en medarbejders udførelse af arbejdsopgaver, vil foreningen betale udgiften hertil.

Alle medarbejdere får udleveret mobiltelefon. Vi har aftale med TDC, og man kan vælge at kombinere arbejds- og privattelefon, eller man kan få udleveret mobiltelefon, der kun benyttes i arbejds medfør. Hør mere om mulighederne hos Jens Martin Bach eller Torben Videbæk.

App’en TDC Erhverv giver mulighed for omstilling og viderestilling af opkald. Det anbefales, at man indtaler besked i voicemail, hvor det oplyses, at man ved at taste 0 bliver stillet ind til sekretariatet. I App’en kan man så viderestille opkaldene til voicemail.

Alle medarbejdere registrerer deres tidsforbrug i Navision. Nye medarbejdere vil blive introduceret til tidsregistreringssystemet.

I forbindelse med rejser og ophold uden for Bornholm af mere end 24 timers varighed eller med overnatning ydes time-/dagpenge efter statens regler.

Medarbejderen er selv ansvarlig for at udfylde bilag til brug ved udbetaling af rejsegodtgørelse, fraværsgodtgørelse og time-/dagpenge. Skemaet findes på Intranettet under Vidensbank, Skabeloner.

Det udfyldte skema underskrives af afdelingslederen og afleveres til Ulla Skov i bogholderiet.

Konstateres det, at der har været indbrud på Kannikegaard, skal sporene sikres og indbruddet anmeldes til politiet, ligesom vores pedel eller Thomas Bay Jensen skal kontaktes.

Mister en medarbejder personlige ejendele ved simpelt tyveri på arbejdspladsen, vil medarbejderens egen indboforsikring skulle dække tyveriet.

Arbejdet ude i marken/skoven kan være forbundet med risici – herunder skovflåtbid og deraf følgende risiko for at blive smittet med TBE. Såfremt medarbejdere, der er ansat til at varetage opgaver, hvor risikoen for nærkontakt med skovflåter er til stede, ønsker at blive vaccineret mod TBE, vil Bornholms Landbrug & Fødevarer betale denne vaccination for medarbejderen.

Skal en medarbejder i arbejdsøjemed rejse til et område, hvor vaccination er tilrådet, vil foreningen ligeledes betale for medarbejderens vaccination.